6 erros comuns no gerenciamento de projetos

O trabalho de um gerente de projetos não é simples: são muitas tarefas a serem realizadas e conferidas e uma equipe a ser liderada. É comum – e até esperado – que novos gerentes de projeto cometam erros. No entanto, alguns deles podem ser evitados e a tecnologia é uma importante aliada nesse fator. Por isso, aqui estão os seis maiores erros que os novos gerentes de projeto cometem e como evitá-los.

1. Prazos irrealistas
Embora possa haver projetos que exijam um prazo rígido, esta não é a realidade na maioria dos projetos. Definir prazos arbitrários para a equipe tende a apresentar mais pontos negativos do que positivos: além de obrigar a utilização de várias horas extras, eles transformarão sua equipe em apenas “box-checkers”, ao invés de solucionadores criativos de problemas. Planejamento criativo e flexível pode remover o estresse de prazos irrealistas.

2. Não participação dos stakeholders
Se o projeto possuir stakeholders – um grupo de pessoas impactadas ou que apenas possua um interesse determinado nas ações do projeto, é fundamental mantê-los informados sobre o status do projeto, e esse é apenas um começo. O verdadeiro desafio é ajudar estes stakeholders a enxergar o valor de se tornarem defensores do projeto. Um stakeholder engajado no objetivo do projeto pode ser um importante influenciador em aprovações executivas, além de poder agir como um valioso propagador das ideias propostas pelo projeto.

3. Não gerenciamento do risco
Ignorar o risco não faz com que ele vá embora. Reconhecer os riscos do projeto e abordá-los o quanto antes irá, pelo menos, minimizar impasses importantes mais tarde. Os riscos e os esforços para mitigá-los devem ser identificados e definidos antes mesmo do início do projeto.

4. Falhas na comunicação
Com toda a tecnologia disponível hoje, não há nenhuma desculpa para uma defasagem na comunicação entre a equipe do projeto com outros envolvidos na execução. Um software de gerenciamento de projetos adequado facilita a comunicação e, se ele for online, torna possível ainda que equipes espalhadas pelo mundo se comuniquem entre si.

5. Alterações arbitrárias no escopo
Embora a maioria de nós concorde que não se pode sempre impedir a alteração em um escopo, você, como líder, pode fazer com que os stakeholders tenham consciência de qual o custo de uma alteração no escopo. Às vezes, as alterações no escopo podem transformar um projeto em algo completamente diferente do inicialmente planejado.

6. Metas e objetivos indefinidos
Uma forma inteligente de maximizar o valor de um projeto é vinculá-lo a algum tipo de objetivo estratégico. Uma vez identificado e definido este objetivo, é fundamental que todos os envolvidos conheçam bem o valor estratégico do projeto em que estão trabalhando. É normal que as pessoas sintam necessidade de serem parte de algo maior do que elas mesmas. Uma boa oportunidade aqui é atrelar o objetivo estratégico do projeto com a visão ou missão da empresa, ao invés de recorrer ao mais comum e objetivar apenas algum valor comercial.

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