6 regras de ouro para gerenciar os riscos de um projeto

Os benefícios de lidar com os eventos incertos do projeto de forma pró-ativa são enormes. Além de minimizar o impacto das ameaças, as oportunidades que surgem são melhores aproveitadas. Isso afeta positivamente o prazo da entrega, o orçamento e os resultados de qualidade que o projeto exige. Além disso, os membros da equipe responsável pela execução do projeto não terão que trabalhar em modo de combate a incêndios, ou seja, reparando falhas que poderiam ter sido evitadas. E o nome disso tudo é gestão e análise de riscos.

A 5ª edição do Guia PMBOK define o risco de um projeto assim:

“O risco do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto, como escopo, cronograma, custo e qualidade.”

É interessante analisarmos que a definição abrange também o risco como algo positivo, e dificilmente o compreendemos dessa maneira. Os riscos positivos são geralmente chamados de oportunidades, mas eles nunca deixam de ser riscos. Eles são eventos incertos – mas favoráveis – e caso ocorram, possuem um impacto positivo nos objetivos do projeto, pois tendem a poupar custos e outros recursos. Ao contrário dos riscos negativos, aqui o objetivo é fazer este evento incerto acontecer. Para isso, algumas ações devem ser tomadas.

  1. Faça da gestão de riscos parte do seu projeto

A primeira regra é essencial para o sucesso da gestão de riscos. Se você não o incorporar de fato ao projeto, não obterá todos os benefícios dessa estratégia. Empresas que prezam pela excelência fazem da gestão de riscos parte de suas operações diárias, abordando o tema nas reuniões de projetos e treinamentos de pessoal.

  1. Identifique os riscos no início do seu projeto

O primeiro passo na gestão de riscos é identificar os riscos que surgirão ao longo do projeto. Isso requer uma mentalidade aberta e concentrada em cenários futuros que podem ocorrer. Existem duas fontes principais para identificar riscos: pessoas e dados. As pessoas são os membros da equipe, cada uma com suas experiências pessoais e expertises. Mas também são os especialistas que não fazem parte da equipe e que possuem experiência no tipo de projeto ou trabalho em questão, eles serão importantíssimos na identificação de armadilhas que poderão surgir.

É possível também conversar com dados. Os projetos tendem a gerar naturalmente um número significativo de documentos que, se analisados minuciosamente, apontarão para os riscos do projeto. O plano de projeto, o caso de negócio (business case) e o planejamento de recursos são bons exemplos. Antigos planos de projeto semelhantes e sites especializados também podem ser boas fontes de análise.

  1. Considere Ameaças e Oportunidades

Os riscos do projeto têm uma conotação negativa: eles são os maus que podem prejudicar seu projeto. No entanto, as abordagens de risco modernas também se concentram em riscos positivos: as oportunidades do projeto. Estes são os eventos incertos que são benéficos para o seu projeto e organização. Certifique-se de separar tempo para lidar com as oportunidades do projeto. É possível que apareçam oportunidades com altas recompensas e que não necessitam de um grande investimento de tempo ou recursos.

  1. Atribua um proprietário de risco para cada risco identificado

Alguns gerentes de projeto pensam que a gestão de riscos se resume a criar uma lista de riscos, este é apenas um ponto de partida. O próximo passo é deixar claro quem é responsável por cada risco, e a melhor forma de fazer isso é atribuindo um proprietário de risco para cada risco identificado. O proprietário do risco terá a responsabilidade de monitorar e tomar conta desse risco.

  1. Priorize riscos

Alguns gerentes de projetos preferem tratar todos os riscos igualmente. Essa opção simplifica a execução das etapas, mas não oferece os melhores resultados possíveis. Naturalmente, alguns riscos têm um impacto maior do que outros. Logo, é melhor gastar seu tempo com os riscos que podem causar as maiores perdas e ganhos. Os critérios que podem ser considerados são os efeitos do risco e a probabilidade de que ele irá ocorrer. Qualquer que seja a medida de priorização utilizada, use-a consistentemente e focalize nos grandes riscos.

  1. Registre os riscos do projeto

Manter um registro dos riscos permite uma visão macro do progresso e a certeza de que nenhum risco será ignorado. É também uma ferramenta de comunicação perfeita para manter os membros da equipe e outras partes informadas. Um bom registro de riscos contém a descrição dos riscos e permite algumas análises básicas com relação a causas e efeitos. É comum que as tarefas administrativas sejam sempre postergadas ou até evitadas, mas a importância da contabilidade, aqui, é incontestável. Para esta regra – e consequentemente para todas as outras, é altamente sugerida a utilização de um software de gestão e análise de riscos, que permita identificar, registrar, analisar, monitorar e gerenciar os riscos corporativos utilizando uma abordagem integrada, que auxilie também a comunicação interna da equipe.

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