Gestão de custo: o que você precisa saber

O gerenciamento de custos é uma das tarefas fundamentais e ainda sim mais desafiadoras no gerenciamento de um projeto, dadas as tantas incertezas comuns em projetos. A capacidade de elaborar um orçamento preciso é uma habilidade essencial para um gerente de projeto. Ela pode ser uma tarefa assustadora, mas uma vez criado um orçamento certeiro, a mesma abordagem pode ser usada como modelo em projetos futuros.

Há duas abordagens principais que você pode tomar ao criar um orçamento:

  1. Abordagem de cima para baixo: decidir quanto custará o projeto e dividir o valor – não necessariamente de forma igualitária – entre os pacotes de trabalho.
  2. Abordagem de baixo para cima: estimar o custo total do projeto, orçando primeiramente cada pacote de trabalho e somando os valores.

Ambas as abordagens têm suas vantagens e desvantagens. Vamos dar uma olhada em cada abordagem mais detalhadamente:

Abordagem Orçamentária Top-Down (de cima para baixo)

A decisão é tomada, muitas vezes pela alta gerência, sobre o quanto o projeto deve custar. Este montante é dividido entre os pacotes de trabalho. Tenha em mente que essa abordagem é mais do que adivinhar: você precisa explicar como vai fazer o trabalho dentro da quantidade alocada de orçamento para cada pacote de trabalho. Se possível, é interessante que se compare o orçamento com projetos anteriores, a fim de torná-lo o mais realista possível.

A vantagem da abordagem orçamentária Top-Down é que ela se concentra na realização do projeto dentro do orçamento alocado e propicia a eficiência e redução de práticas de desperdício.

Uma desvantagem desta abordagem é que ela depende que a pessoa que criará o orçamento tenha conhecimento e experiência suficientes para fazer uma estimativa de custo razoável. Do contrário, podem ocorrer conflitos e um integrante da equipe ser obrigado a executar sua parte do projeto com um orçamento irrealista e insuficiente. Outro risco que precisa ser combatido é o da elaboração de orçamentos deliberadamente baixos, com a crença de que isso incentivará a economia de custos.

Abordagem Orçamentária Bottom-Up (de baixo para cima)

Nesta abordagem orçamentária é a equipe que identifica todas as tarefas e atividades necessárias para concluir o projeto e o seus respectivos custos. O projeto é também dividido em pacotes de trabalho, porém aqui o custo final do projeto é que depende do custo de cada um desses pacotes, e não o contrário.

A vantagem da abordagem orçamentária Bottom-Up é a sua precisão (desde que não haja falhas na identificação das tarefas e atividades). Outro ponto positivo é que, nesta abordagem, o gerente de projeto envolve a equipe na criação do orçamento, aumentando o sentimento de pertencimento desta em relação ao projeto, tanto que esta abordagem também é chamada de orçamento participativo.

Uma desvantagem da abordagem orçamentária Bottom-Up é a dificuldade para elaborar uma lista completa das tarefas e atividades que irão compor o projeto. Uma falha nesse planejamento prévio poderá comprometer todo o orçamento do projeto.

Diferentes tipos de custos

Existem dois tipos de custos que devem ser levados em consideração pelos gerentes de projeto no momento de criação do orçamento: custos diretos e indiretos.

Custos diretos – Estes custos são mais facilmente identificáveis e planejados. Exemplos são: mão-de-obra, taxas de consultoria, matéria prima, licenças de software e despesas com viagens.

Custos indiretos – Estes custos são mais complicados de serem orçados, porque são referentes a mais de um projeto, por isso apenas uma proporção de seu custo total é incluída no orçamento do projeto. Exemplos são: tarifas de telefone ou celular, escritório (aluguel), equipamento de escritório, administração geral e o seguro da empresa.

Acompanhamento do Orçamento

Terminada a fase de orçamento, o projeto está pronto para ser iniciado. A partir deste ponto, a despesa real deve ser confrontada regularmente com o orçamento estipulado, através de uma ferramenta digital que permita a gestão financeira do projeto. Isso informará se o projeto está progredindo conforme planejado ou se é necessária uma ação corretiva.

Comments

  1. cuidar dos custos é fundamental para a boa saúde financeira da empresa, muitos empresário não tem ideia de como calcular os custos e formam preso com informações incompletas com o tempo a receita vai reduzindo até a empresa entrar em falência, onde trabalho uso controle de processo padronizado em Pasta plastica A4. é muito útil e envolve os funcionários no controle dos processos internos.

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