Planilhas podem fazer muita coisa, mas não podem gerenciar um projeto

As planilhas são onipresentes. Objeto de forte confiança por parte das organizações, são constantemente utilizadas para gerenciar dados e tomar decisões críticas de negócios. Elas são uma excelente ferramenta para análise de dados, o problema é quando sua utilização é estendida a muito além do seu território de origem, como o gerenciamento de projetos, por exemplo.

A seguir, quatro razões pelas quais as planilhas são a ferramenta errada para gerenciar projetos.

Questões de Coordenação

A maioria dos projetos requer o gerenciamento de uma variedade de recursos, tarefas e arquivos. Criar as conexões necessárias entre todos esses elementos não é fácil – se é que é possível, usando planilhas. Mesmo utilizando-as em algum drive na nuvem, com atualização em tempo real e a função multiusuário, o fato de não ser possível criar restrições às ações de cada usuário envolvido geram um risco muito grande de perda ou desatualização de dados, o que tornaria a planilha inútil e traria retrabalho ao gerenciamento do projeto. Por isso, o mais recomendado é a utilização de um software preparado para o gerenciamento de projetos.

Informações incompletas

As planilhas não são projetadas para ser um armazém de arquivos, anotações, histórico de comunicações e outras informações que geralmente fazem parte de um projeto. Por exemplo, se uma etapa do projeto está atrasada, o ideal é criar uma anotação do porquê aquela etapa foi adiada e qual o novo prazo para conclusão, mas fazer isso em uma planilha não é nada prático. A incapacidade de adicionar informações imprevistas sem o risco de quebrar a lógica da planilha pode gerar informações incompletas ou incompreensíveis, atrasos, retrabalhos e a necessidade de arquivos adicionais fora da planilha.

Acompanhamento de dados não-financeiros

O rastreamento de detalhes, cronogramas e outras informações do projeto é muitas vezes uma das principais razões para a utilização de planilhas no gerenciamento de projetos. Infelizmente, enquanto as planilhas são capazes de fazer um excelente trabalho no gerenciamento de números e cálculos complexos, geralmente elas não possuem a mesma habilidade para trabalhar com o monitoramento de informações não-financeiras. Acompanhar detalhes não-financeiros de um projeto em uma planilha nem sempre é um sucesso. Geralmente requer a necessidade de criação de pastas com planilhas múltiplas e até mesmo o uso de arquivos externos adicionais. De repente, a ideia de ter tudo organizado em um lugar só transforma-se numa teia de arquivos e o acompanhamento do status do projeto é dificultado.

A Propensão a erros

Embora, devido à sua relativa facilidade de uso, muitos utilizem as planilhas como bancos de dados, não foi para isso que elas foram criadas. E se é fácil organizar, em planilhas, grandes quantidades de informações, também é fácil perder todas essas informações. O perigo é enorme em planilhas complexas onde fórmulas e links são usados para calcular, ordenar ou filtrar colunas de dados, basta apertar uma tecla incorreta para substituir uma fórmula por um valor estático e causar um colapso no funcionamento da planilha.

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